Vanaf 1 januari 2026 is het zover: dan wordt in België elektronische facturatie (e-invoicing) verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven. Concreet betekent dit dat bedrijven en zelfstandigen geen papieren of pdf-facturen meer mogen versturen naar andere bedrijven, maar moeten overstappen op gestructureerde elektronische facturen. Met de invoering van e-invoicing wil de federale regering de efficiëntie in bedrijven en organisaties verhogen, administratieve lasten verlagen en btw-fraude tegengaan. Het is dan ook cruciaal dat u zich grondig voorbereidt op deze ingrijpende verandering.

Wat is e-invoicing en hoe werkt Peppol?

E-invoicing verwijst naar het verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd, elektronisch formaat dat boekhoudsoftware automatisch kan verwerken. Dit verschilt van traditionele pdf-facturen, waar een medewerker deze documenten handmatig invoert.

Peppol is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties facturen op gestandaardiseerde wijze kunnen uitwisselen. Via een Peppol Access Point verzendt en ontvangt u facturen op een veilige en efficiënte manier.

De verplichte invoering van e-invoicing in België

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven in België. Voor het versturen van facturen moet u overstappen op gestructureerde elektronische facturen via Peppol of een ander erkend formaat. Deze verplichting geldt voor alle ondernemingen die btw-aangiftes moeten indienen, ongeacht hun omvang. Ook kmo’s en zelfstandigen moeten hun facturatieprocessen dus aanpassen. De overheid voorziet echter ondersteuning en richtlijnen om deze overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Vrijgestelde handelingen

Belangrijk om te weten is dat verplichte e-invoicing niet geldt voor levering van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik (B2C, ‘business-to-consumer’). 

Ook bij specifieke B2B-handelingen geldt deze verplichting niet. Zo is het verzenden van gestructureerde elektronische facturen niet verplicht voor: 

• gefailleerde btw-plichtigen
• ondernemingen die alleen door artikel 44 van het btw-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten
• niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
• forfaitaire btw-plichtigen

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen voor ondernemingen die alleen door artikel 44 van het btw-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten.

Voor facturatie aan openbare overheden (B2G, ‘business-to-government’) is elektronische facturatie verplicht voor contracten die na 1 maart 2024 gepubliceerd werden.  

Hoe bereidt u uw bedrijf voor op e-invoicing?

Om tegen 1 januari 2026 in orde te zijn met de nieuwe regelgeving, is het belangrijk om nu al de nodige stappen te zetten:

• Controleer of uw boekhoudsoftware Peppol ondersteunt: de meeste boekhoudpakketten bieden ondersteuning voor Peppol. Controleer bij uw softwareleverancier of uw systeem compatibel is.
• Zorg dat je facturen in UBL-formaat kan verwerken: Peppol gebruikt UBL (Universal Business Language) voor gestructureerde factuuruitwisseling. Dit gestandaardiseerde formaat zorgt voor een vlotte en geautomatiseerde verwerking. Gebruik een e-serviceprovider of een ERP-systeem of laat uw IT-team dit implementeren.  
• Sluit u aan bij een Peppol Access Point: dit is nodig om facturen via het netwerk te versturen en ontvangen. Veel aanbieders van boekhoudsoftware bieden deze dienst aan.
• Test en implementeer e-invoicing in uw processen: voordat de verplichting ingaat, is het verstandig om testfacturen te versturen en uw processen hierop af te stemmen.
• Train uw medewerkers en informeer leveranciers: zorg ervoor dat uw medewerkers op de hoogte zijn van de nieuwe werkwijze en informeer uw leveranciers over de overstap naar e-invoicing.

Wat betekent dit voor uw energiefacturen?

E-invoicing zorgt voor een efficiëntere en veiligere verwerking van uw energiefacturen. Dit betekent dat papieren en pdf-facturen plaatsmaken voor gestructureerde e-facturen, wat tijd bespaart en fouten vermindert. Luminus houdt u op de hoogte vanaf wanneer e-invoicing beschikbaar is. Uw facturen blijven steeds raadpleegbaar in uw klantenzone.

Voordelen van e-invoicing via Peppol

Het invoeren van e-invoicing levert u tal van voordelen op:

• Tijdbesparing en efficiëntie: facturen worden automatisch verwerkt, waardoor u en uw medewerkers geen kostbare tijd meer moeten besteden aan handmatige invoer.
• Minder administratieve fouten: een geautomatiseerde verwerking beperkt menselijke fouten tot een minimum.
• Snellere betalingen en cashflowoptimalisatie: e-invoices worden direct verzonden en afgeleverd, zonder vertraging door post of spamfilters. Dit versnelt de verwerking en vermindert het risico dat facturen over het hoofd worden gezien, wat leidt tot snellere betalingen.
• Beter overzicht en compliance met fiscale verplichtingen: u bewaart alle facturen op een gestandaardiseerde manier. Hierdoor leeft u de fiscale spelregels beter na.
• Bescherming tegen fraude: e-invoicing verkleint het risico op fraude en phishing dankzij versleutelde, veilige facturen. Wist u dat een onbeveiligde pdf in een e-mail eenvoudig te manipuleren is? Hackers kunnen gegevens of QR-codes aanpassen, met grote financiële gevolgen.
• Duurzamer en efficiënter: e-invoicing vermindert papierverbruik en voorkomt onnodig printen van pdf-facturen. Dit bespaart kosten, verhoogt de efficiëntie en draagt bij aan een duurzamere bedrijfsvoering.

Aan de slag!

De verplichte invoering van e-invoicing vanaf 1 januari 2026 is een belangrijke stap richting een efficiënter en transparanter zakelijk klimaat in België. Door u hier tijdig op voor te bereiden, profiteert u maximaal van de voordelen van e-invoicing en voldoet u aan de nieuwe (fiscale) regelgeving, zonder last-minute stress.

Wilt u weten hoe uw bedrijf zich optimaal kan voorbereiden? Surf naar de officiële website van de FOD Financiën of neem contact op met een specialist in digitale facturatieoplossingen.