E-invoicing vanaf 2026: wat betekent dit voor uw bedrijf?

5 minuten leestijd

Vanaf 1 januari 2026 is het zover: dan wordt in België elektronische facturatie (e-invoicing) verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven. Concreet betekent dit dat bedrijven en zelfstandigen geen papieren of pdf-facturen meer mogen versturen naar andere bedrijven, maar moeten overstappen op gestructureerde elektronische facturen. Met de invoering van e-invoicing wil de federale regering de efficiëntie in bedrijven en organisaties verhogen, administratieve lasten verlagen en btw-fraude tegengaan. Het is dan ook cruciaal dat u zich grondig voorbereidt op deze ingrijpende verandering.

Wat is e-invoicing en hoe werkt Peppol?

E-invoicing verwijst naar het verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd, elektronisch formaat dat boekhoudsoftware automatisch kan verwerken. Dit verschilt van traditionele pdf-facturen, waar een medewerker deze documenten handmatig invoert.

Peppol is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties facturen op gestandaardiseerde wijze kunnen uitwisselen. Via een Peppol Access Point verzendt en ontvangt u facturen op een veilige en efficiënte manier.

De verplichte invoering van e-invoicing in België

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven in België. Voor het versturen van facturen moet u overstappen op gestructureerde elektronische facturen via Peppol of een ander erkend formaat. Deze verplichting geldt voor alle ondernemingen die btw-aangiftes moeten indienen, ongeacht hun omvang. Ook kmo’s en zelfstandigen moeten hun facturatieprocessen dus aanpassen. De overheid voorziet echter ondersteuning en richtlijnen om deze overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Voor zelfstandigen in bijberoep geldt dezelfde verplichting op vlak van elektronische facturatie. Ook als u koos voor de btw-vrijstelling. Factureert u uitsluitend aan particulieren en ontvangt u geen facturen van andere bedrijven: enkel dán hoeft u nog niet over te schakelen naar e-facturatie. Meer daarover leest u hier. 

Vrijgestelde handelingen

Belangrijk om te weten is dat verplichte e-invoicing niet geldt voor levering van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik (B2C, ‘business-to-consumer’). 

Ook bij specifieke B2B-handelingen geldt deze verplichting niet. Zo is het verzenden van gestructureerde elektronische facturen niet verplicht voor: 

  • gefailleerde btw-plichtigen
  • ondernemingen die alleen door artikel 44 van het btw-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten
  • niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
  • forfaitaire btw-plichtigen

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen voor ondernemingen die alleen door artikel 44 van het btw-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten.

Voor facturatie aan openbare overheden (B2G, ‘business-to-government’) is elektronische facturatie verplicht voor contracten die na 1 maart 2024 gepubliceerd werden.  

Met deze checklist bereidt u zich eenvoudig voor op e-invoicing:

Om tegen 1 januari 2026 in orde te zijn met de nieuwe regelgeving, is het belangrijk om nu al de nodige stappen te zetten:

1. Controleer uw bedrijfsgegevens

  • Zijn uw ondernemings- en btw-nummer correct ingegeven?
  • Is uw facturatie e-mailadres correct gecommuniceerd naar klanten en leveranciers?

2. Controleer of uw boekhoudsoftware Peppol ondersteunt

  • De meeste boekhoudpakketten bieden ondersteuning voor Peppol. Controleer bij uw softwareleverancier of uw systeem compatibel is en of er handleidingen of support beschikbaar zijn.
  • Gebruikt u nog geen softwarepakket voor uw boekhouding? Dan heeft u dit zeker nodig om met e-invoicing van start te gaan. Kies een facturatietool die e-facturen kan verzenden, ontvangen en verwerken via Peppol. Let daarbij ook op gebruiksvriendelijkheid en extra functies die uw onderneming vooruithelpen.
  • Zorg dat u facturen in UBL-formaat kan verwerken. Peppol gebruikt dit gestandaardiseerde formaat voor een vlotte en geautomatiseerde verwerking. Dit kan via een e-serviceprovider, een ERP-systeem of met de hulp van uw IT-team.

3. Bekijk uw huidig facturatieproces

  • Is uw boekhouder klaar om facturen via Peppol te ontvangen en verwerken? Maak indien nodig duidelijke afspraken rond de workflow.
  • Informeer uw team: breng administratie en financiële diensten op de hoogte en zorg voor opleiding zodat medewerkers weten hoe ze met e-facturen moeten werken. Vergeet ook niet uw leveranciers tijdig te informeren.

4. Registreer uw Peppol-account

Sluit u aan bij een Peppol Access Point. Dit is noodzakelijk om facturen via het netwerk te versturen en ontvangen. Veel aanbieders van boekhoudsoftware bieden dit rechtstreeks aan.

  • Vraag de activatie aan via de instellingen van uw software.
  • Bevestig uw ondernemingsgegevens en btw-nummer.
  • Identificeer uzelf met een beveiligde methode (zoals itsme of iDIN) om uw identiteit te verifiëren.

Let op: activeer de juiste documenttypes in Peppol 

Controleer in uw Peppol-registratie of alle relevante documenttypes zijn aangevinkt. Dit gebeurt niet altijd automatisch. Activeer minstens:

  • e-invoice,
  • creditnota,
  • selfbilling,
  • en eventuele extra documenttypes die u wilt verzenden of ontvangen.
     Zo vermijdt u dat facturen worden geweigerd of niet correct doorkomen.

Gebruikt u selfbilling voor uw zonne-installatie?

Heeft u zonnepanelen en ontvangt u selfbill-facturen voor uw injectie? Controleer dan of selfbilling correct gekoppeld is aan uw Peppol-adres.

Lukt dit niet via uw softwarepakket, overleg dan met uw boekhouder om dit in orde te brengen. Een foutieve koppeling kan ertoe leiden dat selfbill-documenten niet worden verwerkt. 

Na een succesvolle registratie ontvangt u uw unieke Peppol-ID en kunt u starten met het verzenden en ontvangen van e-facturen.

Tip: pas indien nodig uw factuuropmaak aan zodat deze klaar is voor de overstap.

5. Test en implementeer e-invoicing in uw processen

  • Verstuur testfacturen om te controleren of alle gegevens correct worden doorgestuurd en ontvangen.
  • Pas uw processen tijdig aan en stem ze af met uw boekhouder en leveranciers.

6. Plan opvolging

  • Wijs binnen uw onderneming iemand aan die verantwoordelijk is voor het up-to-date houden van klant- en leveranciersgegevens.
  • Volg updates rond e-invoicing op en blijf alert voor nieuwe richtlijnen.
  • Controleer regelmatig of facturen correct bij klanten aankomen en los eventuele problemen meteen op.

Boetes vanaf 2026: wees voorbereid

Vanaf de inwerkingtreding in 2026 kunnen bedrijven die geen e-facturen via Peppol kunnen verzenden én ontvangen, boetes opgelegd krijgen:

  • 1e overtreding: €1.500
  • 2e overtreding: €3.000
  • 3e en volgende overtredingen: €5.000

Na elke boete geldt een buffer van drie maanden om u alsnog in regel te stellen. Belangrijk: de verplichting geldt zowel voor het verzenden als het ontvangen van e-facturen.

Wat betekent dit voor uw energiefacturen?

E-invoicing zorgt voor een efficiëntere en veiligere verwerking van uw energiefacturen. Dit betekent dat papieren en pdf-facturen plaatsmaken voor gestructureerde e-facturen, wat tijd bespaart en fouten vermindert. Luminus houdt u op de hoogte vanaf wanneer e-invoicing beschikbaar is. Uw facturen blijven steeds raadpleegbaar in uw klantenzone.

Voordelen van e-invoicing via Peppol

Het invoeren van e-invoicing levert u tal van voordelen op:

  • Tijdbesparing en efficiëntie: facturen worden automatisch verwerkt, waardoor u en uw medewerkers geen kostbare tijd meer moeten besteden aan handmatige invoer.
  • Minder administratieve fouten: een geautomatiseerde verwerking beperkt menselijke fouten tot een minimum.
  • Snellere betalingen en cashflowoptimalisatie: e-invoices worden direct verzonden en afgeleverd, zonder vertraging door post of spamfilters. Dit versnelt de verwerking en vermindert het risico dat facturen over het hoofd worden gezien, wat leidt tot snellere betalingen.
  • Beter overzicht en compliance met fiscale verplichtingen: u bewaart alle facturen op een gestandaardiseerde manier. Hierdoor leeft u de fiscale spelregels beter na.
  • Bescherming tegen fraude: e-invoicing verkleint het risico op fraude en phishing dankzij versleutelde, veilige facturen. Wist u dat een onbeveiligde pdf in een e-mail eenvoudig te manipuleren is? Hackers kunnen gegevens of QR-codes aanpassen, met grote financiële gevolgen.
  • Duurzamer en efficiënter: e-invoicing vermindert papierverbruik en voorkomt onnodig printen van pdf-facturen. Dit bespaart kosten, verhoogt de efficiëntie en draagt bij aan een duurzamere bedrijfsvoering.

Aan de slag!

De verplichte invoering van e-invoicing vanaf 1 januari 2026 is een belangrijke stap richting een efficiënter en transparanter zakelijk klimaat in België. Door u hier tijdig op voor te bereiden, profiteert u maximaal van de voordelen van e-invoicing en voldoet u aan de nieuwe (fiscale) regelgeving, zonder last-minute stress.

Wilt u weten hoe uw bedrijf zich optimaal kan voorbereiden? Surf naar de officiële website van de FOD Financiën of neem contact op met een specialist in digitale facturatieoplossingen.

Ook interessant voor u