L’électrification des voitures de société évolue rapidement, ce qui pose pas mal de défis. Pour mieux comprendre vos besoins en tant que Fleet Manager, nous avons organisé une table ronde avec plusieurs d’entre eux. Nous avons pu identifier les obstacles et les solutions potentielles pour les surmonter.

Défi n°1 : un système de remboursement transparent

Il reste pas mal d’incertitudes à propos des méthodes de remboursement des frais de recharge à domicile. Devriez-vous rembourser vos collaborateurs en fonction du coût réel ou du tarif CREG ?

1. Remboursement des coûts réels 

Un remboursement basé sur les coûts réels reflète mieux les dépenses, mais sa gestion est plus complexe. Les travailleurs doivent suivre précisément leurs coûts énergétiques et les Fleet Managers sont tenus de traiter ces données de manière systématique. Pour plus d’efficacité, des logiciels existent pour automatiser ce processus en associant les données de consommation au bon employé. Cela réduit donc considérablement la charge administrative, même si cette dernière demeure un défi de taille.

Les Fleet Managers ont notamment souligné qu’il était difficile de trouver un tarif réel pour les travailleurs ayant des tarifs variables ou dynamiques. Un compteur numérique supplémentaire représente bien entendu des frais supplémentaires.

Afin de faciliter la gestion administrative des gestionnaires de flotte, il existe une tolérance administrative pour le remboursement des coûts de charge réels. En vertu de cette tolérance, le remboursement est exempté d’impôt, à condition que :

• Le véhicule de société mis à la disposition du travailleur soit électrique ou hybride.
• La borne de recharge domestique soit équipée d’un système de communication spécifique permettant de mesurer précisément la consommation d’électricité lors du chargement du véhicule de société. (Les systèmes de mesure achetés, loués ou acquis en leasing après le 31 décembre 2024 doivent en outre afficher une précision de mesure allant jusqu’à 2 %).
• Le remboursement des frais de recharge au domicile du travailleur soit explicitement prévu dans la convention de mise à disposition du véhicule de société (car policy).  
• Le remboursement des frais de recharge au domicile du travailleur soit basé sur les frais d’électricité réels.

2. Remboursement basé sur le tarif CREG

Étant donné la difficulté actuelle de mesurer avec précision la quantité d’électricité utilisée pour les recharges à domicile, l’administration fiscale fait preuve de souplesse et autorise temporairement les entreprises à recourir à un tarif forfaitaire spécifique déterminé sur base trimestrielle. Ce tarif forfaitaire est calculé par région, sur la base des tarifs de la CREG pour les mois précédant le trimestre concerné.

Pour le premier trimestre 2025, les tarifs fixes maximum par kWh sont les suivants :

• Région flamande : 0,2822 euro/kWh
• Région de Bruxelles-Capitale : 0,3294 euro/kWh
• Région Wallonne : 0,3256 euro/kWh

En tant qu’employeur, vous avez le choix entre le tarif CREG en vigueur au domicile de votre travailleur et le tarif le plus bas. Cette option demeurera valable pendant toute l’année 2025.  

Quelle est la formule de remboursement la mieux adaptée à votre entreprise ?

Le tarif de la CREG présente des avantages et des inconvénients. Si un montant fixe par kWh simplifie la gestion et l’administration, le remboursement ne correspond pas toujours aux coûts réels, ce qui peut donner lieu à des remboursements trop élevés ou trop bas. En particulier lorsque les prix de l’énergie fluctuent, cette différence peut s’accroître considérablement et être préjudiciable tant pour les entreprises que pour les collaborateurs concernés.

Ce système demeurera d’application jusqu’à la fin de l’année 2025, avant d’être réévalué. En fonction des possibilités technologiques disponibles au moment de cette réévaluation, le système sera soit prolongé, adapté ou supprimé.

Défi n° 2 : La meilleure solution de recharge à domicile. Les câbles de recharge intelligents sont-ils une alternative intéressante à la borne de recharge fixe ?

Outre la manière de rembourser la recharge à domicile, la recherche d’une solution de recharge appropriée demeure un enjeu important. L’époque où une simple carte de recharge suffisait est révolue. Les travailleurs attendent des solutions flexibles et conviviales permettant de recharger facilement leur voiture de société électrique.

Lorsque votre collaborateur utilise exclusivement des bornes de recharge publiques à l’aide d’un pass de recharge, les frais sont conséquents. D’autre part, le fait d’utiliser en permanence des chargeurs rapides peut s’avérer néfaste pour la batterie. Une borne de recharge fixe paraît donc être le choix le plus logique et le plus écoresponsable. Il existe toutefois un certain nombre d’alternatives, parmi lesquelles les câbles intelligents qui, dans le cas d’une infrastructure fixe, ne nécessitent pas un investissement important.

Lors d’une table ronde, les fleet managers participant ont exprimé des avis divergents. Si les câbles de recharge intelligents ne remplaceront jamais les bornes de recharge fixes, les deux systèmes peuvent parfaitement coexister. Les câbles constituent, par exemple, la solution idéale pour les travailleurs transfrontaliers, car vous n’avez pas le droit d’installer une infrastructure de recharge à l’étranger. Les câbles conviennent également parfaitement pour les travailleurs qui vivent en appartement. Les fleet managers qui font face à de fortes rotations de personnel constatent également les avantages des câbles intelligents.

NB : Luminus peut également prendre en charge le transfert (la migration) et la gestion des bornes de recharge installées par un autre fournisseur.  

Défi n° 3 : Flexibilité des systèmes de recharge

Tous les collaborateurs n’ont pas les mêmes besoins en matière de bornes de recharge. Un travailleur possédant une maison avec une allée particulière a d’autres besoins qu’un citadin vivant en appartement. Le rôle du matériel – tel que le type de borne de recharge – est moins important que le logiciel de gestion de charge. Un logiciel efficace fournit des informations sur les habitudes de vos collaborateurs en matière de recharge, notamment sur l’heure et la durée de chargement. Un tel système permet aux entreprises de calculer et de gérer les frais de consommation avec une plus grande précision et de mieux gérer leurs coûts énergétiques.

Quant à savoir s’il convient de doter tous les collaborateurs d’une borne de recharge identique, la réponse est majoritairement négative. Les fleet managers estiment qu’il est important que les travailleurs puissent choisir leur propre solution de recharge. L’essentiel est que la plateforme soit standardisée et que les données soient collectées.

Défi n°4 : réutilisation d’une installation chez les nouveaux collaborateurs

Dans les entreprises ayant une rotation de personnel importante, il est plus efficace de miser sur des cartes de recharge ou des câbles intelligents réutilisables. Ces dispositifs peuvent être facilement transférés à un nouvel employé sans nécessiter une nouvelle installation. Cette flexibilité permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de limiter la production de déchets inutiles.

Presque tous les Fleet Managers interrogés souhaitent réutiliser les solutions de recharge d’un ancien travailleur pour un nouveau collègue et sont prêts à payer des frais de service pour cela. Luminus propose à cet égard un service de migration pour réinstaller à votre demande une borne de recharge existante à une nouvelle adresse.

Conclusion

Les Fleet Managers feront face à de nombreux défis à l’avenir : la flexibilité, la gestion des données et l’efficacité des coûts seront essentielles. L’évolution rapide des technologies en matière de mobilité électrique et les besoins changeants des travailleurs nécessitent la mise en œuvre de solutions innovantes et évolutives. Avec un partenaire comme Luminus, vous pouvez compter sur un accompagnement adapté à ces nouvelles réalités.