À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique (e-facturation ou e-invoicing) deviendra obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA. Concrètement, cela signifie que les entreprises et les indépendants ne seront plus autorisés à émettre ni recevoir de factures papier ou au format PDF et devront passer aux factures électroniques structurées. En instaurant la facturation électronique obligatoire, le gouvernement fédéral a pour objectif de rendre les entreprises plus performantes, de réduire les coûts administratifs et de lutter efficacement contre la fraude fiscale. Par conséquent, il est impératif de vous préparer minutieusement à ce changement majeur.

Qu’est-ce que l’e-facturation et comment fonctionne Peppol ?

La facturation électronique consiste à émettre, transmettre et recevoir des factures dans un format électronique structuré susceptible d’être traité automatiquement par un logiciel comptable. Les factures électroniques diffèrent des traditionnelles factures au format PDF, lesquelles nécessitent un traitement manuel.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau sécurisé permettant aux entreprises et aux instances publiques d’échanger des factures de façon standardisée. L’accès au réseau se fait par le biais de Points d’Accès Peppol certifiés permettant d’envoyer et de recevoir des factures de manière efficace et sécurisée.  

L’instauration de la facturation électronique obligatoire en Belgique

À dater du 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA. Cela signifie que vous devrez passer à la facturation électronique structurée via Peppol ou via un autre format certifié. Cette obligation s’appliquera à toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. Par conséquent, les PME et les indépendants sont également tenus de modifier leurs processus de facturation. Afin de rendre cette transition la plus fluide possible, le gouvernement a prévu des mesures d’accompagnement et de soutien, ainsi que des lignes directrices.

Opérations exemptées

Il est important de préciser que l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’applique pas aux livraisons de biens ni à la fourniture de services à des particuliers pour leur usage privé (B2C ou « business-to-consumer »).

Certaines opérations B2B spécifiques sont également exemptées de l’obligation d’e-facturation. L’envoi de factures électroniques structurées n’est pas obligatoire pour :

• les entreprises qui effectuent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA
• les assujettis à la TVA non établis en Belgique et ne disposant pas d’un établissement fixe
• les assujettis forfaitaires

Il n’y a pas d’obligation de recevoir des factures électroniques structurées pour les entreprises qui effectuent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA.

Pour la facturation aux pouvoirs publics (B2G ou « business-to-government »), la facturation électronique est obligatoire pour les contrats publiés après le 1er mars 2024.

Comment préparer votre entreprise à passer à la facturation électronique ?

Afin de vous adapter le mieux possible à la nouvelle réglementation qui entrera en vigueur le 1er janvier 2026, il est impératif de vous y préparer dès à présent :

• Vérifiez si votre logiciel comptable est compatible avec Peppol : la plupart des logiciels de comptabilité prennent en charge Peppol. Vérifiez si tel est le cas de votre fournisseur de matériel informatique ou de votre système.
• Assurez-vous de pouvoir traiter les factures au format UBL : pour l’échange de factures structurées, le réseau Peppol utilise le langage UBL (Universal Business Language), un format standardisé conçu pour simplifier et automatiser le traitement des factures. Utilisez un fournisseur de services électroniques ou un système ERP (Enterprise Ressource Planning), ou chargez votre équipe IT d’en implémenter un.
• Connectez-vous à un Point d’Accès Peppol : c’est indispensable pour expédier et recevoir des factures via le réseau. De nombreux fournisseurs de logiciels comptables proposent ce service.
• Expérimentez la facturation électronique et intégrez-la dans vos processus : avant que l’obligation n’entre en vigueur, il est judicieux de faire des essais au moyen de factures test et d’adapter vos processus en conséquence.
• Formez vos collaborateurs et informez vos fournisseurs : assurez-vous que vos collaborateurs se familiarisent avec cette nouvelle manière de procéder et informez vos fournisseurs que vous passez à la facturation électronique.

Quelle incidence sur vos factures d’énergie ?

La facturation électronique garantit un traitement plus efficace et sécurisé de vos factures d’énergie. Cela signifie que les factures papier et PDF sont remplacées par des factures électroniques structurées, ce qui génère un gain de temps et réduit le risque d’erreurs. Luminus vous avertira dès que la facturation électronique sera disponible. Vous pouvez toujours consulter vos factures dans votre espace client.

Les avantages de la facturation électronique via Peppol

L’introduction de la facturation électronique comporte un grand nombre d’avantages :

• Gain de temps et efficacité : les factures sont traitées automatiquement, ce qui évite les saisies manuelles chronophages et les erreurs d’encodage.
• Réduction de la charge administrative : un traitement automatisé minimise le risque d’erreurs humaines.
• Paiements plus rapides et optimisation de la trésorerie : les factures électroniques sont envoyées et délivrées directement, sans être tributaires des retards liés aux services postaux ou aux filtres anti-spam. Cela permet d’accélérer le traitement, réduit le risque d’oubli et génère des paiements plus rapides.
• Meilleure vue d’ensemble et respect des obligations fiscales : toutes les factures sont conservées de manière standardisée, ce qui permet de mieux respecter la réglementation fiscale.
• Protection contre la fraude : en favorisant l’échange de factures cryptées et sécurisées, la facturation électronique contribue à réduire les risques de fraude et d’hameçonnage. Saviez-vous qu’un PDF non protégé transmis par e-mail peut être vulnérable et facile à manipuler ? Les pirates informatiques sont capables de modifier des données ou des codes QR et de générer des dommages financiers considérables.
• Plus écologique et plus efficace :la facturation électroniqueréduit l’utilisation du papier et évite l’impression inutile de factures au format PDF. Cela génère une diminution des coûts, augmente l’efficacité et contribue à une gestion plus durable de l’entreprise.

Au travail !

L’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire le 1er janvier 2026 est une étape importante visant à renforcer l’efficacité et la transparence des échanges commerciaux entre les entreprises belges. En vous y prenant à temps, vous bénéficierez pleinement des avantages de la facturation électronique, tout en respectant la nouvelle réglementation (fiscale) et en évitant de devoir agir dans l’urgence.

Vous souhaitez connaître la manière idéale de préparer votre entreprise à effectuer cette transition ? Consultez le site officiel du SPF Finances ou contactez un spécialiste en solutions de facturation numérique.