Dit zijn de uitdagingen voor fleet managers in 2025

De elektrificatie van de bedrijfswagens is amper bij te houden. Dat brengt heel wat uitdagingen mee. Om uw behoeftes als fleetmanager beter te begrijpen, organiseerden we een rondetafelgesprek met enkele fleetverantwoordelijken. De interessantste uitdagingen én manieren om deze te tackelen, lijsten we voor u op.

Uitdaging 1: Een transparant terugbetalingssysteem

Er blijft vaak onduidelijkheid rond de terugbetalingsmethoden voor thuisladen. Betaalt u uw medewerkers terug op basis van de werkelijke kost of volgens het CREG-tarief? In principe moeten werkgevers de werkelijk verbruikte energie vergoeden, maar de berekening daarvan is erg complex. Daarom hebt u vandaag nog de keuze:

1. Terugbetaling van de werkelijke kosten

Terugbetaling op basis van werkelijke kosten biedt een eerlijker beeld van de uitgaven, maar dit kan complexer zijn om te managen. Het vereist namelijk dat medewerkers hun energiekosten secuur bijhouden en dat fleet managers deze data systematisch verwerken. Om dit efficiënter te maken, zijn er softwareoplossingen die automatisch de verbruiksdata bijhouden en koppelen aan de juiste medewerker. Dat verlicht de administratie aanzienlijk – al blijft het een uitdaging. De fleet managers waarmee we in dialoog gingen, haalden bijvoorbeeld aan dat het moeilijk was om een werkelijk tarief terug te vinden bij werknemers met een variabel of dynamisch tarief. En een bijkomende digitale meter is natuurlijk weer een extra kost.

Om de administratieve zoektocht van de fleet managers te compenseren, geldt er een administratieve tolerantie voor de terugbetaling van de werkelijke laadkosten.

Daarmee mag u deze kosten belastingvrij terugbetalen, op volgende voorwaarde

  • U voorziet een elektrische (of plug-in) bedrijfswagen voor uw werknemer.
  • De elektriciteit die bij de werknemer thuis verbruikt wordt om de wagen op te laden, kan geverifieerd worden door een laadstation met een specifiek communicatiesysteem. (Nieuw aangekochte, gehuurde of geleasede meetsystemen na 31 december 2024 moeten trouwens beschikken over een kWh-meting tot 2% nauwkeurigheid.)
  • De terugbetaling van thuisladen is opgenomen in de car policy van de onderneming.
  • De terugbetaling van thuisladen gebeurt naargelang de werkelijke elektriciteitskosten.

2. Terugbetaling op basis van het CREG-tarief

Aangezien de terugbetaling van een thuislaadbeurt nog steeds complex is, werd er een extra tolerantie op de tolerantie in het leven geroepen. Die stelt dat je de elektriciteitskosten voor het thuisladen van een elektrische bedrijfswagen tot eind 2025 terugbetaald mogen worden volgens een vast bedrag per kWh, het CREG-tarief genaamd. Daarvoor wordt per kwartaal een maximumtarief bepaald per gewest. Voor het eerste kwartaal van 2025 ziet het maximaal vast tarief per kWh er als volgt uit:

  • In Vlaanderen betaalt u € 0,2822 per kWh terug.
  • In Brussel betaalt u € 0,3294 terug.
  • In Wallonië betaalt u € 0,3256 terug.

Als werkgever kiest u ofwel voor het CREG-tarief van de woonplaats van uw werknemer ofwel voor het laagste tarief. Die keuze geldt voor heel 2025.

Welke terugbetalingsformule is het meest geschikt voor uw onderneming?

Het CREG-tarief biedt voordelen en nadelen. Een vast bedrag per kWh zorgt voor eenvoud in administratie, maar daar staat tegenover dat de terugbetaling niet altijd overeenkomt met de werkelijke kosten, wat kan resulteren in te hoge of te lage terugbetalingen. Vooral als de energieprijzen fluctueren, kan dit verschil flink oplopen, wat nadelig kan zijn voor zowel bedrijven als medewerkers.
Dit systeem blijft echter van kracht tot eind 2025, wanneer het geëvalueerd zal worden. Afhankelijk van die evaluatie en de beschikbare technologie op dat moment kan het systeem dan verlengd, bijgestuurd of afgeschaft worden.

Uitdaging 2: De beste thuislaadoplossing. Zijn slimme laadkabels interessant als alternatief voor de vaste laadpaal?

Naast de manier om thuisladen te vergoeden, blijft ook de zoektocht naar de geschikte laadoplossing een uitdaging. De dagen dat een simpele laadpas voldoende was, zijn voorbij. Werknemers verwachten flexibele en gebruiksvriendelijke oplossingen om hun elektrische bedrijfswagen vlot op te laden.

Als uw medewerker uitsluitend aan publieke palen laadt met een laadpas, lopen de kosten op. Bovendien is het ook niet goed voor de batterij van de wagen om altijd via snelladers te laden. Een vaste laadpaal lijkt daarom misschien de meest logische – en groene – keuze, maar er zijn ook alternatieven, zoals slimme laadkabels. Die vergen geen zware investeringen in vaste infrastructuur.

De meningen van de fleet managers in het rondetafelgesprek waren verdeeld. Slimme laadkabels zullen vaste laadpalen nooit vervangen, maar de twee kunnen wel perfect naast elkaar blijven bestaan. De kabels vormen bijvoorbeeld een ideale oplossing als je werknemers hebt die over de grens wonen, want je mag geen laadinfrastructuur installeren in het buitenland. Ook voor werknemers die in een appartement wonen, zijn ze ideaal. Fleet managers die een groot personeelsverloop hebben, zien de voordelen van een slimme laadkabel ook in. Al is het natuurlijk wel zaak om te vermelden dat Luminus ook een migratie kan doen.

Uitdaging 3: Flexibiliteit in laadmogelijkheden

Niet iedere medewerker heeft hetzelfde laadpunt nodig. Een werknemer met een eigen woning én oprit heeft andere behoeften dan een medewerker die in een appartement in de stad woont. De hardware – zoals het type laadpaal – speelt een minder belangrijke rol dan de software erachter. Een goed softwaresysteem zorgt nu eenmaal voor inzichten in het laadgedrag van uw medewerkers. Inclusief details zoals het tijdstip en de laadduur. Zo’n systeem kan helpen om verbruikskosten nauwkeuriger te berekenen en te beheren, en biedt bedrijven meer grip op hun energiekosten.

Als we vragen of het een goede zaak is om alle medewerkers dezelfde laadpaal te geven, vindt de overgrote meerderheid van niet. De fleet managers vinden het belangrijk dat medewerkers hun eigen laadoplossing kunnen kiezen. Het belangrijkste is dat het platform gestandaardiseerd is en de data’s verzameld zijn.

Uitdaging 4: Hergebruik een installatie bij nieuwe medewerkers

In een organisatie met veel personeelswissels is het efficiënter om laadpassen of slimme laadkabels te gebruiken. Zo kan een laadmogelijkheid van een ex-collega makkelijk aan een nieuwe medewerker worden toegewezen, zonder dat hiervoor een volledig nieuwe installatie nodig is. Dit soort flexibiliteit bespaart niet alleen kosten, maar reduceert ook onnodige afvalproductie.

Nagenoeg alle ondervraagde fleet managers zouden een laadoplossing van een ex-werknemer willen hergebruiken voor een nieuwe collega en zijn bereid hiervoor een servicekost te betalen. Luminus biedt die migratieservice aan en herinstalleert op uw vraag een bestaande laadpaal op een nieuw adres.

Conclusie

Fleet managers staan voor een uitdagende toekomst waarin flexibiliteit, databeheer en kostenefficiëntie essentieel zijn. De snelle evolutie van EV-technologie en de veranderende behoeften van werknemers vragen om innovatieve oplossingen die meebewegen met de tijd. Met een partner zoals Luminus kunt u alvast rekenen op de nodige ondersteuning.